Ohjelmistorobotin määrittely tuo lisäarvoa ilman robottiakin

Ohjelmistorobotiikan tarkoitus on tehostaa yrityksen prosesseja ja auttaa ihmisiä keskittymään paremmin arvoa tuottaviin tehtäviin.

Automatisoinnista saadaan parhaiten lisäarvoa silloin, kun prosessi toistuu riittävän usein ja/tai se vie paljon aikaa manuaalisesti. Useasti toistettavat prosessit ovat kuitenkin osa niin arkipäiväistä tekemistä, ettei niitä tule tarkasteltua ulkopuolelta, eikä käsitystä siitä paljonko niihin yhteensä kuluu aikaa ole välttämättä kellään.

Ajatellaan esimerkiksi varaosaliike, josta asiakkaat tulevat paikan päälle hakemaan osia autoonsa. Kassalla työntekijä saattaa hakea aluksi auton tiedot rekisterinumerolla järjestelmästä, jonka jälkeen hän alkaa selvittää löytyykö kyseistä osaa suoraan varastosta. Mikäli osaa ei löydy, tarkastellaan tavarantoimittajien järjestelmistä tilannetta. Järjestelmiä saattaa olla useita ja niiden toimintaperiaatteet hyvin erilaisia. Yrityksen laajentuessa järjestelmien määrä voi huomaamatta kasvaa ja päällekäisyyttä syntyy.

Kenelläkään ei välttämättä ole käsitystä, paljonko tähän kaikkeen päivä, viikko, kuukausi tai vuositasolla kuluu aikaa. Tehottomuus turhauttaa työntekijää ja heikentää asiakaskokemusta. Asiakas joutuvat odottamaan ja jonot kertyvät.

Itse järjestelmät saatetaan hyvinkin tiedostaa kankeiksi, mutta niille ei välttämättä löydy vaihtoehtoja. Robotiikan avulla voidaan kuitenkin hyödyntää olemassa olevia järjestelmiä huomattavasti tehokkaammin. Robotti saattaa yksinkertaisimmillaan vain avata oikeat järjestelmät ja hakea oikeat tiedot valmiiksi, jotta työntekijällä ei kulu aikaa niiden käynnistämiseen ja samojen hakujen toistamiseen.

Usein robottia määritellessä löydetään kuitenkin erilaisia toimintatapoja saman prosessin toistamiseen. Osa työntekijöistä saattaa olla intuitiivisesti jo löytänyt paremman tavan asian toteuttamiseen. Järjestelmistä saattaa löytyä myös päällekkäisyyttä ja joskus tietyt järjestelmät paljastuvatkin täysin turhiksi.

Ohjelmistorobotin hankintapäätös on loppupeleissä usein hyvin selkeä ja helppo päätös. Mikäli automaation kustannukset ovat pienemmät kuin siitä koituvat säästöt ja sen tuoma lisäarvo, kannattaa robotti palkata. Mikäli taas lopputulemana on esimerkiksi tarjous robotista 500 euron kuukausikustannuksella prosessiin, jonka toteutus vie käyttäjältä pari tuntia kuukaudessa, ei prosessia välttämättä vielä kannata automatisoida

Oli päätös robotin hankinnasta mikä tahansa, on samalla kuitenkin kertynyt arvokasta tietoa siitä, mitä prosesseja yrityksessä on, mihin työntekijöiden aika kuluu, miten tämä vaikuttaa asiakaskokemukseen, työntekijöiden viihtyvyyteen ja miten näitä asioita voidaan parantaa. Nämä prosessit ovat usein sellaisia, joista yrityksen johdolla ei välttämättä ole kovin tarkkaa käsitystä tai kokemusta.

Onnistunut automaatioprojekti auttaa koko yritystä havaitsemaan mahdolliset käyttökohteet ohjelmistorobotiikalle myös muissa prosesseissa, mahdollistaen huomattavasti nopeamman kehityksen. Viestintä projektin aikana onkin hyvin keskeisessä roolissa, jotta työntekijät näkevät tarkoituksen helpottaa heidän työtään, eivätkä pidä automaatiota vihollisena, joka vähentää heidän merkitystään.

Kiinnostuitko palveluistamme?

Soita meille tai lähetä viestiä, niin otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian!

Pyydä tarjous Soita 040 5510029