Hyvin tyypillinen käyttökohde ohjelmistorobotille on prosessi, jossa tietoa siirretään tai syötetään useaan erilliseen järjestelmään. Yrityksellä voi olla esimerkiksi erillinen järjestelmä tilausten käsittelyyn, varastointiin, laskutukseen jne.
Tyypillinen prosessi, jossa samaa tietoa joudutaan syöttämään useampaan järjestelmään voi olla esimerkiksi myyntitapahtuma. Myyjä syöttää uuden kaupan tiedot CRM- järjestelmään, jonka jälkeen asiakkaan ja projektin tiedot syötetään sekä projektinhallintajärjestelmään että laskutukseen. Tässä vaiheessa ongelmaan haetaan ratkaisua.
Ongelma voidaan ratkaista joko RPA tai integraatioprojektina. RPA ratkaisussa ohjelmistot pysyvät muuttumattomina, mutta ihmistyöntekijän sijaan ohjelmistorobotti syöttää tiedot automaattisesti muihin järjestelmiin. Integraatioprojektin lähtökohtana on muokata ohjelmistot toimimaan saumattomasti yhteen niin, että tieto liikkuu niiden välillä automaattisesti. RPA saattaakin alkaa kuulostamaan integraatioon verrattuna vain pikaiselta paikkaukselta, jossa varsinainen juurisyy ongelmaan ei poistu. Järjestelmät eivät edelleenkään keskustele keskenään ja eri prosesseja varten voidaan joutua toteuttamaan useampi ohjelmistorobotti käyttämään samoja ohjelmia. RPA ratkaisun ehdottomana etuna tulevat kuitenkin nopeus, hinta ja ketteryys.
Siinä missä prosessin määrittelyn, toteutuksen ja testauksen jälkeen robotti saadaan töihin jo muutamassa viikossa, ei integraatioprojektissa olla päästy vielä edes alkuun. RPA ratkaisussa erikoisosaamista tarvitaan vain yhdessä asiassa, RPA:ssa. Integraatioprojektissa taas tarvitaan osaamista laajasti eri teknologioissa, järjestelmistä riippuen. Tämä vaikeuttaa jo koko projektin määrittelyä ja kasvattaa tarvittavan tiimin kokoa huomattavasti.
Teknologia kehittyy ja yritysten tarpeet muuttuvat jatkuvasti. Kun tullaan tilanteeseen, jossa yksittäinen järjestelmä ei enää palvele yrityksen tarpeita ja tämä korvataan uudella, joudutaan koko prosessi aloittamaan alusta. Palveluna ostettu ohjelmistorobotti yksinkertaisesti irtisanotaan tai muutetaan toimimaan uuden järjestelmän kanssa. Mikäli taas yritys on käyttänyt jo kymmeniä tuhansia euroja järjestelmien integrointiin, voi kynnys järjestelmän vaihdokseen olla aivan liian suuri, vaikka siinä olisi todellisia puutteita.
Todelliselle integraatiolle on silti paikkansa. Mikäli prosessi on hyvin kriittinen yrityksen toiminnoille ja pienetkin katkokset aiheuttavat suuria hankaluuksia, on integraatio pitkällä tähtäimellä vakaampi ja luotettavampi ratkaisu. Ohjelmistorobotin avulla ei myöskään välttämättä saavuteta samanlaista reaaliaikaisuutta suurien datamäärien kanssa, eikä se välttämättä näin ollen sovellu kaikista kriittisimpiin tehtäviin. Hybridiratkaisu voi kuitenkin olla paras strategia, vaikka täydellinen integraatio todettaisiin tarpeelliseksi. Ohjelmistorobotti voidaan ottaa käyttöön nopeasti samalla kun varsinaista integraatiota rakennetaan taustalla. Voi myös olla, että lopullisessa integraatiossa robotteja hyödynnetään edelleen yksinkertaisessa tiedonsiirrossa ja tallennuksessa. Näin yritys voi hyötyä molempien ratkaisujen parhaista puolista ja usein nopeasti saavutetut tehokkuusedut prosessissa kattavat kustannukset niin, että tämä tulee myös yrityksen kannalta edullisimmaksi ratkaisuksi.
Integraatio ja RPA ratkaisu eivät siis ole suinkaan ole toisiaan poissulkevia vaihtoehtoja ja molemmille on paikkansa. Tärkeintä on, että järjestelmät saadaan palvelemaan ihmisten tarpeita niin, että työntekijät voivat keskittyä tiedon syöttämisen ja kopioinnin sijaan tuottavampiin tehtäviin.
