RPA ratkaisut ovat tulleet isoksi ja edelleen kasvavaksi osaksi organisaatioita toistuvien tehtävien hoitamiseen. Rutiinitehtäviä pystytään automatisoimaan helposti ja nopeasti.
Kuitenkin toiminnan kannalta kriittiset rutiinit ovat usein jääneet automaation ulkopuolelle epäluotettavuuden vuoksi. ”Drag & drop”- käyttöliittymäautomaatioilla on saatu nopeita ratkaisuja, mutta ne ovat aivan liian hauraita ja haavoittuvaisia organisaation kannalta kriittisten tehtävien hoitamiseen. Käyttöliittymäautomaatio on hidasta suurien datamäärien liikutteluun, ja käyttöliittymillä tapahtuvat muutokset vaativat aina robotin uudelleenkonfiguroinnin.
Avoimen lähdekoodin pitkään käytetyt ja tunnetut ratkaisut kuten Python ja Robot Framework mahdollistavat kestävien ja tehokkaiden robottien toteuttamisen esimerkiksi suoran tietokantayhteyden tai API-rajapinnan kautta, ilman käyttöliittymäautomaation pullonkauloja. Nämä ratkaisut vaativat kuitenkin ohjelmointiosaamista.
Low-code ja No-code ratkaisut mahdollistavat nopeat kokeilut ja yksittäisen työntekijän omien rutiiniaskareiden automaation ja niille tulee jatkossakin olemaan oma paikkansa yrityksen prosessien virtaviivaistamisessa. Ainakaan toistaiseksi ne eivät kuitenkaan ole kestävä ratkaisu kriittisten prosessien hoitamiseen.
Milloin toteuttaa automaatio valmistyökalulla ja milloin tilata toteutus ammattilaisen koodaamana?
Markkinoilta löytyy kasvava määrä RPA ratkaisuja joissa kaikissa on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Käytännössä usein valintaa mietitään ensin lisenssityökalun ja custom ratkaisun välillä, jonka jälkeen edessä on vielä eri toimittajien vertailu. Organisaation omista valmiuiksista ja resursseista riippuu myös käännytäänkö näissä ulkoisen kumppanin puoleen vai toteutetaanko projekti sisäisesti.
Valmistyökalulla rakennetun automaation ja ohjelmoijan toteuttaman robotin välillä ratkaisua voidaan miettiä ainakin kahdelta kannalta:
Prosessien määrä
Mikäli organisaatiossa on suuri määrä näyttöpäätteillä työskenteleviä henkilöitä, joilla on paljon erilaisia pieniä rutiineja, voi lisenssityökalu olla tähän tarpeeseen loistava ratkaisu. Käyttäjät voivat jopa itse luoda itselleen nopeita pieniä automaatioita päivittäisten askareiden avuksi. Jokaisen botin koodaaminen voi tässä tapauksessa kustannuksiltaan kasvaa liian suureksi projektiksi.
Mikäli taas prosesseja on tarpeeksi vähän, tulee ammattilaisen koodaama robotti monesti jopa huomattavasti edullisemmaksi ratkaisuksi. ”Drag & drop” työkalujen vuosilisenssi kasvaa pienien prosessimäärien kanssa suurimmaksi osaksi kustannusta ja automaatiosta ei saada kannattavaa. Näissä tapauksissa koodarin kustannus toteutuksessa jää helposti vuosilisenssiä edullisemmaksi.
Prosessien kriittisyys
Käyttöliittymäautomaatiot mahdollistavat nopeat kokeilut myös niiden käyttökohteiden osalta, jotka saattavat olla hyvin väliaikaisia tai henkilökohtaisia.
Mikäli automaation tarve koskettaa esimerkiksi yhtä henkilöä projektissa, jossa on toistuvia tehtäviä, mutta projektin tiedetään valmistuvan muutamassa viikossa tai kuukaudessa, ei koodausprojekti välttämättä kannata.
Käyttöliittymäautomaatio voi myös olla täysin riittävä ratkaisu, mikäli robotin rikkoontuminen ei juuri haittaa päivittäistä tekemistä ja ongelma ei kosketa koko organisaatiota. Mikäli taas prosessin katkeaminen vaikeuttaa huomattavasti toimintaa, tulee edullisemmaksi toteuttaa sen kerralla kestävästi.
Botlabs rakentaa jokaisen automaation ohjelmistoprojektina, eikä meillä ole käytössämme mitään valmistyökaluja. Mikäli etsit valmista työkalua organisaation omaan käyttöön, henkilöiden omien päivittäisten askareiden automatisointiin, löytyy markkinoilta paljon valmiita ratkaisuja ja yrityksiä näiden työkalujen kanssa auttamaan.
Mikäli taas kyseessä on toiminnan kannalta kriittinen prosessi tai prosessien määrä ei riitä valmistyökalun lisenssin kattamiseen , uskomme olevamme teille paras kumppani robotin toteutukseen.
-Konsta Martti, COO
konsta.martti@botlabs.fi, 044 4918309